Quy trình dịch thuật chuẩn để chất lượng bản dịch chính xác

Dịch thuật không phải là dịch vụ xa lạ đối với các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài. Để đảm bảo tài liệu sử dụng nội bộ hoặc giao dịch với khách hàng đảm bảo tính chuyên nghiệp và chính xác, doanh nghiệp cần thuê ngoài nhân sự chuyên môn thông thạo ngoại ngữ để xử lý tài liệu.

Do đâu một Công ty dịch thuật uy tín có thể đảm bảo tài liệu của doanh nghiệp được chuyển ngữ chính xác 100%? Câu trả lời nằm ở quy trình dịch thuật được kiểm soát chặt chẽ bởi các nhân sự lành nghề.

Tại Tomato Media, quy trình dịch thuật chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quốc tế được công nhận trên toàn cầu.

Dưới đây là quy trình dịch thuật 7 bước tại Tomato Media đạt chuẩn ISO 9001:2015

Quy trình dịch thuật 7 bước tại Tomato Media đạt chuẩn ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng quốc tế:

①  Nhận thông tin dự án

Nhân sự phụ trách nhận thông tin yêu cầu của khách hang, tiến hành phân tích sơ bộ tài liệu, thuật ngữ chuyên ngành. Ở bước này, nhân sự có thể làm báo giá gửi khách tham khảo và đi đến thỏa thuận dịch thuật.

Quản lý dự án lựa chọn Biên dịch viên phù hợp với dự án. Người biên dịch ngoài thông thạo ngoại ngữ, cần phù hợp các yêu cầu kinh nghiệm xử lý tài liệu.

②  Chuẩn bị biên dịch

Người được phân công nắm bắt nội dung nhiệm vụ của mình, đọc tài liệu, xác định chuyên ngành và ước lượng thời gian hoàn thành, phân bổ thời gian cho hợp lý. Nếu có vấn đề gì chưa rõ hoặc cần thay đổi sẽ trao đổi với người phụ trách dự án.

Biên dịch In-house hoặc CTV sẽ tạo bảng thuật ngữ và gửi cho nhân viên dự án. Người chịu trách nhiệm hiệu đính sẽ thông qua bảng thuật ngữ của cộng tác viên.

③  Chuyển dịch

Người dịch sử dụng các phần mềm dịch thuật CAT tools, Trados,…

Người dịch sử dụng các từ trong bảng thuật ngữ, tiến hành dịch tài liệu theo đúng tiến độ được giao. Trong quá trình dịch, nếu có vấn đề gì, cần kịp thời trao đổi với trưởng dự án hoặc Hiệu đính viên để tìm biện pháp giải quyết.

Sau khi dịch xong, người dịch tự đọc và kiểm tra lại, chỉnh sửa các lỗi về câu từ, ngữ pháp, chính tả,…

Quản lý dự án sẽ chuyển bản dịch cho người phụ trách hiệu đính.

④  Hiệu đính (Edit)

Người được phân công hiệu đính sẽ tiến hành đọc và kiểm tra tính phù hợp của bản dịch so với yêu cầu của dự án và so với tài liệu gốc, kiểm tra về mặt thuật ngữ sử dụng, từ ngữ, ngữ pháp, tính nhất quán, chính tả…

Người hiệu đính trực tiếp sửa hoặc hướng dẫn người dịch sửa các lỗi được nêu ra.

Quản lý dự án sẽ chuyển Bản hiệu đính sang bước tiếp theo.

⑤  Hiệu đính chuyên ngành (Proofread)

Người được phân công thẩm định đọc và kiểm tra về mặt thuật ngữ chuyên ngành sử dụng trong bản dịch.

Người thẩm định trực tiếp sửa hoặc hướng dẫn người dịch sửa các lỗi được nêu ra.

⑥  Định dạng tài liệu (Format)

Chuyên viên DTP (Chế bản điện tử) sẽ định dạng bản dịch theo định dạng bản gốc (hoặc theo yêu cầu của khách hàng).

⑦  Kiểm tra lần cuối

Quản lý dự án đọc và kiểm tra lần cuối tính phù hợp của bản dịch so với tài liệu gốc, kiểm tra về mặt thuật ngữ sử dụng, từ ngữ, ngữ pháp, tính nhất quán, chính tả, định dạng văn bản… Sau đó chuyển trưởng phòng kiểm tra xác nhận.

Sau khi đã kiểm tra xong, tài liệu hoàn chỉnh sẽ được giao cho khách hang. Khách hang đánh giá bản dịch và phản hồi.

Với 7 bước quy trình dịch thuật như trên, bản dịch của doanh nghiệp được xử lý và chuyển đánh giá có ít nhất 4 nhân sự phụ trách để đảm bảo chính xác 100%.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chủ quan giao tài liệu cho nhận việc in-house thông thạo ngoại ngữ hoặc CTV làm việc tự do. Đối chiếu với một quy trình chuẩn chỉnh của Đơn vị dịch thuật uy tín như trên, chắc hẳn không khó để đánh giá đâu là nơi đáng để đặt niềm tin hơn.

Doanh nghiệp muốn đảm bảo chất lượng của tài liệu chuyển ngữ thì cần làm việc với một Công ty dịch thuật uy tín như Tomato Media. Doanh nghiệp phần lớn lựa chọn các bên thứ ba khác do chi phí thấp, tuy nhiên, xét đến bài toán kinh tế, giao tài liệu cho công ty dịch thuật hạn chế tối đa rủi ro mà bạn có thể thiệt hại nhiều hơn khi gặp sai sót trong bản dịch.

Có thể bạn quan tâm:

Dịch chuyên ngành kỹ thuật đa ngôn ngữ, nhanh chóng và chuẩn xác cao

Quy trình dịch thuật công chứng tham khảo tại Tomato

Sau đây là quy trình dịch thuật công chứng tham khảo tại Tomato Media:

• B1: Yêu cầu của khách hàng
• B2: Giao cho dịch thuật viên của Tomato
• B3: Triển khai dịch vụ dịch thuật
• B4: Hiệu đính
• B5: Định dạng
• B6: Công chứng
• B7: Bàn giao

Quy trình dịch thuật này có thể áp dụng những phương pháp dịch thuật nào?

Phương pháp dịch thuật là cách thực hiện dịch thuật theo một kế hoạch nhất định. Có tám phương pháp dịch, cụ thể là:

• (1)  Từng từ
• (2)  Theo nghĩa đen
• (3)  Trung thực
• (4)  Ngữ nghĩa
• (5)  Có thể thích nghi
• (6)  Tự do
• (7)  Thành ngữ
• (8)  Giao tiếp

Các phương pháp ngữ nghĩa và giao tiếp thường được coi là đáp ứng tốt nhất các mục tiêu về độ chính xác và hiệu quả trong dịch thuật.

Ngoài quy trình dịch thuật cần những yếu tố gì để đảm bảo chất lượng cho bản dịch?

Ngoài việc cần có 1 quy trình dịch thuật chuẩn quốc tế thống nhất, để đảm bảo chất lượng cho bản dịch cũng cần nhiều yếu tố. Tham khảo những yếu tố chúng tôi đã tổng hợp:

• Yếu tố một: người dịch phải chú ý đến ngữ cảnh của hai ngôn ngữ. Có nhiều ý nghĩa và nội hàm khác nhau trong các ngôn ngữ khác nhau. Người dịch phải có đủ vốn từ vựng ở cả hai ngôn ngữ.
• Yếu tố thứ hai: người dịch phải có kiến ​​thức toàn diện về ngữ pháp của cả hai ngôn ngữ – cả ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ mà bản dịch sẽ được thực hiện. Nó xảy ra rằng một số từ trong văn bản gốc bị rơi ra khỏi ngữ cảnh chung do lỗi chính tả. Người dịch phải xác định lỗi này và nếu cần, sửa nó.
• Yếu tố thứ ba: bạn nên đặc biệt cẩn thận khi dịch từ tiếng Anh – hãy hỏi xem văn bản đó thuộc khu vực nào. Thực tế là tiếng Anh của người Mỹ và người Anh rất khác nhau không chỉ về cách phát âm, điều mà ai cũng biết, mà còn về chính tả.
• Yếu tố thứ tư: người dịch phải chú ý đến ý nghĩa không đổi của các cụm từ và thành ngữ. Một số câu tục ngữ, câu nói hoặc cách diễn đạt phổ biến thường không thể được dịch theo nghĩa đen.
• Yếu tố thứ năm: bạn nên tính đến tính đặc thù của dấu câu, bởi vì ý nghĩa của một cụm từ hoặc câu không phải lúc nào cũng giống nhau nếu một số dấu câu nhất định được sử dụng hoặc không được sử dụng.
• Yếu tố thứ sáu: chất lượng bản dịch bị ảnh hưởng bởi mức độ hiểu biết về ngôn ngữ nguồn của người dịch. Luôn nâng cao chuyên môn ngôn ngữ giúp đảm bảo chất lượng cho bản dịch.
• Yếu tố thứ bảy: thường được các cơ quan dịch thuật tốt nhất sử dụng: người dịch phải là chuyên gia trong lĩnh vực mà văn bản họ đang dịch (y học, kinh tế, công nghệ, v.v.). Trong những trường hợp ít chuyên nghiệp hơn, dịch giả ít nhất nên có hiểu biết cơ bản trong lĩnh vực, điều này sẽ giúp tránh sai lầm ngay cả với bản dịch yêu cầu chuyên môn cụ thể.

Quy trình phiên dịch tại Tomato Media được thực hiện đầy đủ trong 4 bước

Chúng tôi luôn đảm bảo chất lượng truyền tải thông tin chuẩn 99% tới khách hàng sử dụng dịch vụ. Quy trình phiên dịch gồm 4 bước sau:

Bước 1: Nhận thông tin dự án

Bộ phận phụ trách nhận thông tin yêu cầu từ khách hàng gửi tài liệu qua cho Phiên dịch viên. Tài liệu liên quan đến dự án bao gồm: tài liệu tham khảo, yêu cầu của khách hàng,…

Bước 2: Chuẩn bị phiên dịch

PDV đọc kỹ yêu cầu của dự án phiên dịch. Thông tin tối thiểu mà PDV cần nắm bắt là: ngôn ngữ phiên dịch, thời gian và địa điểm phiên dịch, loại hình phiên dịch (cabin – hội thảo – đàm phán…), trang phục theo yêu cầu của khách hàng,…

Phiên dịch viên tính toán phương án, thời gian di chuyển để có mặt tại địa điểm theo yêu cầu của khách hàng. Chuẩn bị và xem kỹ các tài liệu tham khảo.

Các phiên dịch viên cùng tham gia một dự án sẽ tự phân công thời gian làm việc và khối lượng công việc, thống nhất lập bảng thuật ngữ sẽ dùng trong buổi phiên dịch (nếu có yêu cầu) rồi xác nhận lại với khách hàng.

PDV đọc kỹ yêu cầu của dự án phiên dịch. Thông tin tối thiểu mà PDV cần nắm bắt là: ngôn ngữ phiên dịch, thời gian và địa điểm phiên dịch, loại hình phiên dịch (cabin – hội thảo – đàm phán…), trang phục theo yêu cầu của khách hàng,…

Phiên dịch viên tính toán phương án, thời gian di chuyển để có mặt tại địa điểm theo yêu cầu của khách hàng. Chuẩn bị và xem kỹ các tài liệu tham khảo.

Các phiên dịch viên cùng tham gia một dự án sẽ tự phân công thời gian làm việc và khối lượng công việc, thống nhất lập bảng thuật ngữ sẽ dùng trong buổi phiên dịch (nếu có yêu cầu) rồi xác nhận lại với khách hàng.

Bước 3: Thực hiện phiên dịch

Phiên dịch viên mặc trang phục theo yêu cầu, có mặt tại địa điểm phiên dịch trước 15 phút so với yêu cầu của khách hàng.

Sau khi phiên dịch, phiên dịch viên hoàn chỉnh “Phiếu yêu cầu phiên dịch” và gửi người phụ trách dự án

Bước 4: Check chất lượng buổi dịch

Sau khi hoàn thành buổi phiên dịch, nhân viên gọi cho khách hàng để kiểm tra chất lượng buổi dịch và rút kinh nghiệm cho các dự án sau này.

Trên đây là quy trình chung mỗi dự án Phiên dịch tại Tomato Media. Tuy nhiên, đối với từng yêu cầu của khách hàng, công ty sẽ phân tích và có phương án linh hoạt áp dụng.

Phiên dịch không phải công việc mà ai biết ngoại ngữ cũng có thể làm được, nhất là đối với các loại hình phiên dịch cấp cao như dịch Cabin, dịch các sự kiện chuyên ngành y khoa, luật pháp,… Tổ chức tuyển chọn đội ngũ nhân sự được đào tạo chuyên sâu và kinh nghiệm ít nhất 3 năm trong lĩnh vực mình phụ trách.

Nếu muốn chuyển ngữ thông thường, giao tiếp cơ bản, bạn hoàn toàn có thể tận dụng nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi cần đảm bảo độ chính xác 100% với những thông tin chuyên sâu, hãy chọn Tomato Media để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của quý doanh nghiệp.

Những câu hỏi liên quan đến quy trình dịch thuật thường gặp

Sau đây là những câu hỏi liên quan đến quy trình dịch thuật thường gặp mà chúng tôi tổng hợp:

Quy trình dịch thuật đến lúc hoàn thành mất bao lâu?

Thời gian giao hàng tùy thuộc vào khối lượng tài liệu dịch thuật yêu cầu. Chúng tôi cũng sẽ đề xuất ngày hoàn thành tại thời điểm ước tính. Đối với các bản dịch theo quy trình tiêu chuẩn, cần tối thiểu 1 – 2 ngày làm việc. Nếu lượng nội dung dịch nhiều, có thể chia tác phẩm cho nhiều người dịch để rút ngắn thời gian giao hàng. Bởi vì chúng tôi có 2 tuỳ chọn về dịch vụ: Cấp tốc và Tiêu chuẩn. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn đang cần gấp!

Quy trình dịch thuật đến lúc hoàn thành chi phí là bao nhiêu?

Yêu cầu nhận báo giá là miễn phí. Nếu bạn đã có sẵn tài liệu, chúng tôi sẽ đề xuất chi phí và ngày giao hàng trong vòng 15 phút – 2h làm việc, dựa trên nội dung tài liệu. Nếu tài liệu đang được xây dựng, chúng tôi sẽ đưa ra đề xuất dựa trên khối lượng dự kiến ​​(định dạng tệp, số trang, v.v.) sau khi hoàn thành.

Quy trình dịch thuật đến lúc hoàn thành cơ cấu chi phí là như thế nào?

Chi phí được xác định bởi số lượng ký tự (hoặc từ) của văn bản gốc và ngôn ngữ dịch. Nếu công việc DTP được yêu cầu, một khoản phí riêng sẽ được tính, vì vậy vui lòng liên hệ với chúng tôi để biết được bảng phí dịch thuật chính xác cho dự án của bạn.

Quy trình dịch thuật ảnh hưởng như thế nào đến tính nhất quán trong bản dịch?

Tính nhất quán là điều chính cần được quan tâm trong bản dịch. Để đảm bảo được điều này, mỗi dự án dịch thuật cần tuân theo quy trình dịch thuật thống nhất chung đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quốc tế về Hệ thống quản lý chất lượng. Những thay đổi xảy ra trong quá trình dịch do các phương pháp, thủ tục và kỹ thuật được áp dụng phải đảm bảo rằng:

• Chức năng và ý nghĩa chung của văn bản không thay đổi.
• Ý nghĩa tham chiếu của từ ngữ cần được áp dụng đồng bộ. Người dịch phải xác định và giải quyết các yếu tố không chính xác, rời rạc và các yếu tố không rõ ràng.